Wynajem urządzeń
umowy, kaucje, rozliczenia
Cały cykl życia umowy najmu i dzierżawy w jednym miejscu - od sprawdzenia, czy urządzenie jest wolne, przez automatycznie wygenerowaną umowę z szablonu, aż po miesięczne rozliczenia i centralną księgę przeterminowanych płatności.
Moduł Wynajem działa wyłącznie na urządzeniach z ewidencji - bez modułu Urządzenia nie można utworzyć żadnej umowy.
Co oferuje moduł Wynajem?
Wynajem i dzierżawa z pełną kartoteką - wiele urządzeń w jednej umowie, kaucje, produkty miesięczne i jednorazowe, automatyczne rozliczenia oraz generator umowy w PDF.
Wynajem i dzierżawa
Dwa rodzaje umowy: krótkoterminowy wynajem i długoterminowa dzierżawa - każdy rodzaj generuje odpowiedni dokument z poprawnym tytułem i klauzulami.
Pełen cykl życia umowy
Statusy: Szkic → Aktywna → Zakończona / Wypowiedziana → Zarchiwizowana. Każda zmiana zapisuje się w historii z datą, użytkownikiem i opcjonalną notatką.
Kontrola dostępności urządzeń
Przy dodawaniu urządzenia do umowy system sprawdza, czy w wybranych datach nie jest ono już zarezerwowane gdzie indziej - uniknie się podwójnego najmu tego samego sprzętu.
Wiele urządzeń w jednej umowie
Do jednej umowy podpinasz dowolnie wiele urządzeń - każde z własną datą startu, datą końca, stawką miesięczną, kaucją i lokalizacją instalacji.
Produkty i usługi w umowie
Do umowy dokładasz produkty rozliczane miesięcznie (np. abonament tonera) lub jednorazowo (np. dojazd, instalacja) - każdy z ilością, ceną i datami obowiązywania.
Kaucje
Kaucja jest definiowana per urządzenie i sumowana na poziomie umowy. Określasz, kto ją pobiera (firma, właściciel, klient) - wszystko trafia do dokumentu i protokołu zdawczego.
Automatyczne rozliczenia miesięczne
Dla każdej aktywnej umowy system generuje rozliczenia miesięczne - okres, termin płatności (7 dni po starcie okresu), kwota i status. Bez ręcznego tworzenia faktur w głowie.
Toggle „Opłacone"
Jednym przyciskiem oznaczasz rozliczenie jako opłacone lub przywracasz status „do zapłaty" - z dokładną datą rozliczenia i podpięciem pod właściwą umowę.
Księga przeterminowanych
Osobny widok zbiera wszystkie zaległe płatności ze wszystkich umów w jedną listę - z licznikami przeterminowanych, sumą do odzyskania i kwotą do zapłaty w bieżącym miesiącu.
Generator umów z szablonu
Wybierasz szablon, system wstawia wszystkie dane (klient, urządzenia, produkty, kaucje, podsumowanie, podpisy, protokoły wydania i zwrotu) - wynikiem jest gotowy PDF.
Edytor szablonów + placeholders
Każda firma ma własne szablony (osobno od domyślnych systemowych). W edytorze umowy możesz nadpisać dowolny placeholder przed generacją PDF - bez ruszania szablonu.
Każda forma prawna klienta
Szablony obsługują JDG/CEIDG, Sp. z o.o. i Spółkę cywilną - z reprezentantami, członkami zarządu, prokurentem i wspólnikami (PESEL, adres) tam, gdzie to potrzebne.
Protokoły wydania i zwrotu
Załączniki nr 1 i nr 2 generują się razem z umową - z opisem stanu urządzenia, wyposażeniem, datami i osobami przekazującymi/odbierającymi.
Okres wypowiedzenia i klauzule
W umowie definiujesz długość wypowiedzenia (0-120 miesięcy) oraz dodatkowe postanowienia w prostym edytorze z formatowaniem (pogrubienie, listy, akapity - jak w Wordzie) - wszystko trafia do wygenerowanego dokumentu.
Pełna historia i aktywności
Każdy zapis umowy, generacja dokumentu, zmiana statusu i komentarz trafiają do osi aktywności - z autorem, datą i linkiem do wygenerowanego PDF-a.
Jak to wygląda w praktyce?
Zrzuty z działającego systemu - od listy umów, przez kartę szczegółową z urządzeniami i rozliczeniami, po generator dokumentu w PDF.
Lista umów
Tabela z numerem umowy, klientem, rodzajem (wynajem/dzierżawa), statusem, datami obowiązywania oraz stawką miesięczną i kaucją. Filtry po statusie, rodzaju i wyszukiwarka pełnotekstowa. Edycja w modalu - bez przeładowania strony.
Podsumowanie umowy
W nagłówku karty: rodzaj umowy, status, daty obowiązywania, łączna kwota miesięczna i suma kaucji. Po prawej dane klienta, odbiorca kaucji, okres wypowiedzenia i pole notatek.
Urządzenia i produkty
Dwie tabele: urządzenia (model, numer seryjny, daty per urządzenie, stawka, kaucja, lokalizacja, status zwrotu) oraz produkty (typ rozliczenia: miesięczny / jednorazowy, ilość, cena jednostkowa, wartość, daty).
Rozliczenia miesięczne
Lista wszystkich rozliczeń umowy z okresem, terminem płatności, kwotą i statusem (Do zapłaty / Opłacone). Jeden klik przełącza status, a u góry widzisz licznik opłaconych i sumę zaległych.
Historia statusów
Chronologiczny zapis przejść statusu: Szkic → Aktywna → Zakończona / Wypowiedziana → Zarchiwizowana. Każdy wpis z datą, użytkownikiem i opcjonalną notatką uzasadniającą zmianę.
Aktywności umowy
Każda generacja umowy, aneksu, zmiana danych czy komentarz pracownika trafia tu jako wpis aktywności - z autorem, datą i linkiem do wygenerowanego PDF-a. Te same aktywności widzisz też w karcie klienta.
Generator umowy
Po lewej wybór szablonu i formularz nadpisywania placeholders (np. inny adres dostawy faktury, inny reprezentant). Po prawej żywy podgląd renderowanego dokumentu z tabelami urządzeń, produktów, podsumowaniem i blokiem podpisów. Klik „Generuj PDF" zapisuje plik do kartoteki umowy z hashem integralności.
Gdzie moduł Wynajem się sprawdza
Wszędzie tam, gdzie firma oddaje sprzęt klientom na czas, pobiera za niego pieniądze co miesiąc i potrzebuje papierowego dokumentu na każdą umowę.
Dzierżawa kserokopiarek
Długoterminowe dzierżawy z miesięcznym abonamentem, dorzucanym tonerem (produkt miesięczny) i licznikiem wydruków powiązanym z urządzeniem.
Wypożyczalnie sprzętu
Maszyny budowlane, narzędzia, sprzęt eventowy - krótkoterminowe umowy z kaucją, protokołem wydania i zwrotu oraz kontrolą dostępności w wybranych datach.
Wynajem sprzętu IT
Laptopy, telefony, urządzenia sieciowe oddawane firmom w abonamencie - z miesięcznym rozliczeniem, wymianą po awarii i archiwum umów dla każdego klienta.
Dystrybutory i automaty
Dystrybutory wody, ekspresy, kasy fiskalne - wynajem z dostarczaniem materiałów eksploatacyjnych jako produkty miesięczne i okresowymi przeglądami serwisowymi.
Jak wygląda praca z modułem?
Cztery kroki - od wybrania klienta i urządzenia po wygenerowanie umowy w PDF i automatyczne miesięczne rozliczenia.
Stwórz umowę
Wybierasz klienta, rodzaj (wynajem / dzierżawa), daty obowiązywania, okres wypowiedzenia, kaucję i odbiorcę kaucji.
Dodaj urządzenia i produkty
System pokazuje, które urządzenia z modułu Urządzenia są wolne w wybranych datach. Dodajesz też produkty miesięczne lub jednorazowe.
Wygeneruj umowę
Wybierasz szablon, w razie potrzeby nadpisujesz dowolne pola (placeholders) i klikasz „Generuj PDF" - wraz z protokołami wydania i zwrotu.
Rozliczaj co miesiąc
System sam tworzy rozliczenia miesięczne - Ty tylko oznaczasz je jako opłacone. Zaległe trafiają do osobnej księgi przeterminowanych.
Chcesz mieć każdą umowę i ratę pod kontrolą?
Skontaktuj się z nami - pokażemy jak moduł Wynajem (razem z modułem Urządzenia) przejmuje cały cykl: od weryfikacji dostępności sprzętu, przez generację umowy w PDF, aż po miesięczne rozliczenia i pilnowanie przeterminowanych płatności.